Hướng Dẫn Scan Tài Liệu Gửi Email Từ Máy Photocopy

Thay vì scan xong phải copy file qua USB rồi mới gửi email, máy photocopy Ricoh cho phép scan và gửi email trực tiếp chỉ trong vài thao tác. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách cài đặt và sử dụng tính năng này để tiết kiệm thời gian xử lý tài liệu.

1. Điều Kiện Cần Có Trước Khi Scan Gửi Email

Máy photocopy đã kết nối mạng Internet (LAN hoặc Wifi)
Đã cài đặt thông tin máy chủ email (SMTP) trong hệ thống máy – thường do kỹ thuật viên thiết lập khi bàn giao
Có sổ địa chỉ email (address book) lưu sẵn các email thường gửi

2. Các Bước Scan Và Gửi Email Trực Tiếp

Bước 1: Đặt tài liệu cần scan lên kính hoặc khay nạp tài liệu tự động (ADF).
Bước 2: Trên màn hình cảm ứng, chọn biểu tượng Scan to Email.
Bước 3: Nhập địa chỉ email người nhận hoặc chọn từ sổ địa chỉ đã lưu sẵn.
Bước 4: Chọn định dạng file (PDF, JPEG…) và chất lượng scan (màu/đen trắng, độ phân giải).
Bước 5: Nhấn Start để máy quét và tự động gửi email kèm file đính kèm.

Lưu ý: Nếu máy báo lỗi không gửi được email, hãy kiểm tra lại kết nối mạng và cấu hình SMTP, hoặc liên hệ kỹ thuật viên để được hỗ trợ cài đặt lại.

3. Mẹo Scan Tài Liệu Chất Lượng Cao

Chọn độ phân giải 300dpi cho tài liệu văn bản thông thường, đủ rõ nét và dung lượng file vừa phải
Chọn định dạng PDF cho tài liệu nhiều trang, JPEG cho hình ảnh đơn lẻ
Vệ sinh kính scan thường xuyên để tránh vệt bẩn xuất hiện trên bản scan

4. Câu Hỏi Thường Gặp

Máy photocopy Ricoh nào hỗ trợ scan gửi email?

Hầu hết các dòng máy đa năng Ricoh IM Series hiện nay đều tích hợp sẵn tính năng Scan to Email, chỉ cần cấu hình kết nối mạng và máy chủ email một lần duy nhất.

Có thể scan gửi nhiều email cùng lúc không?

Có. Bạn có thể nhập hoặc chọn nhiều địa chỉ email từ sổ địa chỉ để gửi cùng một bản scan đến nhiều người nhận trong một lần thao tác.

Định Tuyến có hỗ trợ cài đặt tính năng scan email không?

Có. Đội ngũ kỹ thuật Định Tuyến hỗ trợ cài đặt cấu hình scan to email miễn phí khi bàn giao máy cho khách hàng thuê hoặc mua máy mới.

Cần hỗ trợ cài đặt tính năng scan gửi email?

Liên hệ Hotline/Zalo 0769 119 919 để được kỹ thuật viên hỗ trợ cài đặt nhanh chóng.